Библиотека произведений Кира Булычёва

Кир Булычёв: Электронная Библиотека

Система учета учащихся и студентов

11.05.2018

5.1-7

Учебный центр может повысить качество своей деятельности и взаимодействия с учащимися за счет внедрения программы автоматизации, выпущенной компанией «Универсальная Система Учета» которая проста и понятна в использовании, легко устанавливается на компьютер, ноутбук, планшет и работает со всеми пользователями, не обращая внимания на уровень их компьютерных навыков.

Программа учета учащихся представляет собой, по существу, автоматизированную систему контроля, в основе которой – функциональная информационная база, где все данные активно взаимодействуют между собой, проверяя и дополняя друг друга. Поэтому любое их несоответствие будет оперативно выявлено, а источник дезинформации не менее оперативно установлен, так как система учета сохраняет все записи и их изменения под логинами пользователей, которые им присваивают для разделения прав доступа.

Логины и пароли для них формируют для каждого сотрудника учебного центра свою рабочую область, где он выполняет работу единолично в рамках своих компетенций, поэтому несет такую же единоличную ответственность за точность и корректность указанных им сведений. У преподавательского состава свои права и полномочия, включая персональный электронный журнал для каждого наставника, у менеджеров, ответственных за продвижение учебного центра и продажи, – своя рабочая область, закрытая от внимания посторонних, у администраторов, ведущих прием учащихся и их оформление на обучение, – иные и более широкие, чем у остальных, права, а у руководства учебного центра и его бухгалтерии – полные для первого и особые для второй.

Работа в программе осуществляется в нескольких направлениях. Первое – это клиентская база, имеющая формат CRM-системы, что способствует повышению эффективности взаимодействия с клиентами и их привлечения к обучению. CRM-система осуществляет регулярный мониторинг на предмет выявления тех контактов, с которыми бы пора связаться и отправить новое предложение. При этом система сохраняет содержание всех предыдущих контактов, информацию о личных предпочтениях клиентов, позволяя менеджерам оформить более точечное предложение. Если клиент является учащимся центра, то в CRM-системе будут сохранены все квитанции, документы, ведомости и даже фотография клиента, сделанная веб-камерой при его оформлении в учебный центр.

Для добавления нового клиента в программе открывается специальная электронная форма – окно регистрации, куда встроены заранее заданные поля для заполнения личных и контактных данных, а также ячейки с выпадающими списками-подсказками для ускорения ввода информации в ручном режиме, поэтому администратору остается только выбрать нужный вариант.

Следует отметить, что в программе предусмотрено несколько аналогичных окон – отдельных для каждой конкретной процедуры, например, окно товара – для регистрации товаров в номенклатурном ряду, если учебный центр ведет реализацию учебных и наглядных пособий, канцелярии и пр., окно продажи – для оформления торговой операции по реализации учебных и наглядных пособий, канцелярии и пр., окно абонемента – для оформления клиента на учебный курс и т.д. В эти окна информация вводится посредством выбора нужного варианта из списка-подсказки и/или нужной позиции в одной из собственных баз данных, присутствующих в программе автоматизации.

Например, при оформлении посетителя, изъявившего желание приобрести какой-либо учебный курс, открывают окно абонемента и указывают в нем этого посетителя посредством поиска по первым буквам фамилии в клиентской базе и последующим выбором его из общего списка через двойной щелчок мышкой. Если же посетителя нет в CRM-системе, то, согласно требованию программы, его следует сначала в ней зарегистрировать через окно клиента, а уже потом добавить в базу абонементов описанным выше способом.

В реальности этот процесс занимает буквально секунды, настолько в системе ввода данных все продумано и совсем не запутано, как может показаться на первый взгляд. Это строгая последовательность позволяет «увязывать» информацию из разных учетных процедур, чтобы потом предоставить цельный и ценный отчет по деятельности учебного центра.

Все представленные материалы выложены лишь для ознакомления. Для использования их в коммерческих целях свяжитесь с правообладателями. Яндекс.Метрика